Pré-requis

Pré-requis : Aucun.

Objectifs généraux

Au-delà des apports de formation, cette formation vise la co-construction du manuel qualité de la coopérative : un document vivant réunissant l’ensemble des éléments d’appropriation destinés aux entrepreneurs-salariés, les procédures internes et les outils de pilotage du système qualité.

La coopérative est également accompagnée dans le choix de ses outils de diffusion et d’appropriation (plateforme collaborative, espace documentaire, intranet, LMS, kit de communication…), sélectionnés en fonction de sa taille, de sa culture interne et de ses usages numériques existants.

Objectifs généraux

•     Comprendre le cadre réglementaire et les exigences du référentiel Qualiopi.

•     Concevoir et piloter un système qualité adapté à la coopérative.

•     Construire le manuel qualité de la coopérative, intégrant les éléments d’appropriation pour les entrepreneurs-salariés.

•     Sélectionner et déployer des outils de diffusion et d’appropriation adaptés à la structure.

•     Préparer et accompagner les entrepreneurs-salariés jusqu’à la réussite de l’audit Qualiopi (initial, de surveillance ou de renouvellement).

Objectifs opérationnels, pédagogiques, évaluables

À l’issue de la formation, les participants seront capables de :

•     donner du sens à la démarche qualité et à la certification Qualiopi ;

•     diagnostiquer et formaliser les processus internes ;

•     rédiger et structurer le manuel qualité de la coopérative ;

•     identifier, comparer et choisir des outils numériques adaptés à la diffusion du système qualité ;

•     animer l’appropriation du manuel qualité auprès des entrepreneurs-salariés ;

•     piloter l’amélioration continue du système qualité ;

se préparer efficacement à l’audit Qualiopi, qu’il soit initial, de surveillance ou de renouvellement

Public concerné

Équipe support / équipe permanente de la coopérative, en charge de l’accompagnement des entrepreneurs-salariés. Le format peut être élargi, sur tout ou partie du parcours, à un panel d’entrepreneurs-salariés associés aux ateliers d’appropriation.

Modalités d’inscription et délai d’accès

Modalités d’accès : l’inscription se fait sur désignation par la responsable de structure.
Les inscriptions sont possibles jusqu’à 5 jours ouvrés avant le démarrage de la formation
(délais variables selon le financement OPCO).

Méthodes mobilisées

•     Apports théoriques et méthodologiques contextualisés au secteur coopératif.

•     Ateliers pratiques de rédaction et de révision des procédures.

•     Études de cas concrets issus de la coopérative accompagnée.

•     Co-développement et échanges d’expériences entre membres de l’équipe.

•     Construction progressive et collaborative du manuel qualité.

•     Benchmark et grille d’analyse comparative des outils de diffusion (espace collaboratif, intranet, wiki, LMS…).

•     Ateliers de test d’appropriation avec un panel d’entrepreneurs-salariés.

Ressources pédagogiques

À l’issue de la formation, la coopérative disposera de :

•     un manuel qualité complet, opérationnel et appropriable par les entrepreneurs-salariés ;

•     des processus et logigrammes validés ;

•     des documents obligatoires conformes (modèles finalisés) ;

•     une architecture documentaire claire (classement, règles d’archivage) ;

•     un outil de diffusion et d’appropriation choisi, paramétré et testé auprès des entrepreneurs-salariés ;

•     un tableau de bord d’indicateurs qualité ;

•     un rapport d’audit blanc et un plan d’action à 6 mois ;

•     un kit de communication interne pour mobiliser les entrepreneurs-salariés.

Modalités d’organisation

Durée totale : 26h à 45h30 (selon la maturité de la démarche qualité déjà engagée par la coopérative)

•     Phase 1 – Construire le sens – 10h30

•     Phase 2 – Diagnostiquer et cartographier – 7h

•     Phase 3 – Construire l’opérationnel et le manuel qualité – 17h30

•     Phase 4 – Choisir et déployer les outils de diffusion et d’appropriation – 7h

•     Phase 5 – Se mettre en situation d’audit – 3h30

Rythme : séances espacées pour permettre la mise en pratique entre les sessions.

Modalités : formation hybride :

•     présentiel dans les locaux de la coopérative (ou site à convenir) ;

•     distanciel via Google Meet.

Nombre de stagiaires : Minimum :  3 stagiaires/Maximum : 12

Tarif indicatif,

Exemple : formation 26h = 4160 € net de taxe ( calculé sur la base horaire du modèle Éclore Conseil ; à ajuster selon la taille de la coopérative, le nombre de stagiaires (3 à 12 personnes) et le niveau de maturité qualité déjà atteint. Sur devis).

Prestation de formation professionnelle continue exonérée de TVA (Article 261-4-4 du CGI).

Matériel pédagogique

Moyens pédagogiques et techniques

•     Plateforme Google Meet pour les classes virtuelles.

•     Outils collaboratifs partagés pour la co-rédaction (Drive, Notion, ou équivalent choisi par la coopérative).

•     Application de messagerie ou de suivi entre les séances.

•     Gabarits et trames Éclore Conseil : procédures, logigrammes, manuel qualité, grille de sélection d’outils, kit de communication.

Modalités d’évaluation

Avant la formation : recueil des besoins individuels et diagnostic amont.

Pendant la formation : évaluation continue à travers les travaux pratiques et livrables.

Après la formation :

•     auto-évaluation et audit blanc final ;

•     test d’appropriation du manuel qualité auprès d’un panel d’entrepreneurs-salariés ;

•     validation de la mise en place d’un système qualité opérationnel.

Sanction de la formation :
→ Délivrance d’une attestation de formation.

Accessibilité des personnes en situation de handicap

L’accessibilité d’un organisme de formation doit répondre au principe d’égalité de traitement vis-à-vis des personnes en situation de handicap, établi par la loi Handicap du 11 février 2005.

Accès aux formations
À chaque personne son projet de formation adapté à ses besoins spécifiques.

Nos formations et les locaux dans lesquels elles se déroulent sont accessibles à toutes et tous.

En cas de besoin spécifique, n’hésitez pas à contacter la référente handicap :

Aurore Dupas mail:aurore.dupas@heliscoop.com

Contenus

Phase 1 – Construire le sens (10h30)

Objectif : comprendre la philosophie de Qualiopi et mobiliser collectivement autour du projet qualité.

•     Diagnostic initial et représentations internes.

•     Les fondements et enjeux de Qualiopi : cadre, sens, opportunités.

•     Analyse de la situation de la coopérative et identification des leviers de mobilisation.

•     Co-construction d’une vision stratégique partagée.

•     Définition des rôles, responsabilités et leviers de communication interne.

Phase 2 – Diagnostiquer et cartographier (7h)

Objectif : établir un état des lieux précis des processus, documents et usages existants.

•     Diagnostic interne des processus existants.

•     Cartographie des processus et de l’organisation documentaire.

•     État des lieux des pratiques actuelles de diffusion et d’appropriation auprès des entrepreneurs-salariés.

•     Identification des besoins et des usages numériques de l’équipe et des entrepreneurs-salariés.

Phase 3 – Construire l’opérationnel et le manuel qualité (17h30)

Objectif : structurer, formaliser et rassembler le système qualité au sein du manuel qualité de la coopérative.

•     Rédaction et validation collective des procédures Qualiopi.

•     Révision et simplification des documents obligatoires.

•     Outils de suivi : veille, indicateurs, réclamations, amélioration continue.

•     Construction du manuel qualité : structure, contenus, éléments d’appropriation pour les entrepreneurs-salariés.

•     Création d’outils de vulgarisation à destination des entrepreneurs-salariés.

•     Élaboration du plan d’action et des responsabilités jusqu’à l’audit.

Phase 4 – Choisir et déployer les outils de diffusion et d’appropriation (7h)

Objectif : doter la coopérative d’un outil de diffusion adapté et d’une dynamique d’appropriation durable.

•     Panorama des outils de diffusion et de gestion documentaire (espace collaboratif, intranet, wiki, LMS…).

•     Grille de critères de choix : coût, ergonomie, usages internes, accessibilité.

•     Choix collectif de l’outil adapté à la coopérative.

•     Paramétrage et structuration de l’espace de diffusion du manuel qualité.

•     Création d’un kit de communication interne pour mobiliser les entrepreneurs-salariés.

•     Test d’appropriation avec un panel d’entrepreneurs-salariés.

Phase 5 – Simulation d’audit (3h30)

Objectif : se préparer à l’audit Qualiopi (initial, de surveillance ou de renouvellement) et s’approprier les bonnes pratiques.

•     Simulation d’audit complet.

•     Débriefing collectif : points forts, axes d’amélioration, plan de progrès.